Aziende e soprattutto pubbliche amministrazioni si stanno affidando sempre più alla firma digitale, una nuova modalità di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti. La firma digitale è infatti composta da tre elementi: il certificato di firma digitale, la chiave pubblica e la chiave privata. Il primo elemento contiene l’anagrafica del titolare della firma e dell’azienda o dell’ente amministrativo a cui la firma fa capo. La chiave privata serve a criptare il documento, mentre quella pubblica a decriptarlo. Grazie a questi tre elementi la firma digitale ha lo stesso valore legale e probatorio della firma autografa.
La firma elettronica però contiene in sé notevoli vantaggi rispetto a quella classica su carta: i timbri ed i documenti cartacei per esempio sono eliminati. La scelta di utilizzare la firma digitale è quindi anche un’azione positiva per la salvaguardia dell’ambiente in quanto promuove l’obiettivo paperless, cioè un minor utilizzo ed un uso più responsabile della carta.
La firma digitale certificata poi è un ottimo strumento di conservazione digitale dei documenti. Tra le aziende che offrono diversi servizi e soluzioni, noi vi segnaliamo la Ifin Sistemi.
La conservazione digitale infatti permette il passaggio dal sistema analogico a digitale, facilitando l’amministrazione, l’organizzazione e la gestione dei documenti, anche attraverso la possibilità di archiviazione digitale di fatture e altri documenti contabili.
La firma digitale aumenta l’operatività e una migliore gestione organizzativa della vita amministrativa di un’azienda o delle pubbliche amministrazioni.
La firma elettronica inoltre garantisce l’autenticità, l’integrità ed il non ripudio del documento. Permette infatti di risalire al mittente, di garantire che il documento non sia stato modificato o manomesso durante la trasmissione e di essere certi che il documento sia riconosciuto dal destinatario.
